TREND PERKEMBANGAN TEKNOLOGI

Aplikasi Internet terhadap Komputer Perkantoran

Latar belakang artikel ini adalah melihat perkembangan dunia telekomunikasi di Indonesia yang berjalan dengan sangat cepat. Seiring dengan perkembangan teknologi hubungan antar sesama manusia dapat lebih mudah untuk dijangkau, sehingga kebutuhan komunikasi pada saat ini tidak selalu terkait ruang dan waktu. Salah satunya dengan adanya teknologi telekonferensi.

Teknologi telekonferensi memadukan antara dua macam format audio dan visual. Teknologi ini tentunya membutuhkan sebuah jaringan berkecapatan tinggi agar kemampuan dalam mengirimkan sinyal dapat diterima dengan baik. Teknologi ini sangat membantu sekali sebab kita tidak perlu berkomunikasi dengan terikat ruang dan waktu. Teknologi ini bisa dibilang lebih mirip dengan teknologi 3G diponsel.

Teknologi telekonferensi ini dapat berguna bagi semua kalangan, misalnya dalam dunia pendidikan, bagi para mahasiswa, teknologi telekonferensi ini dapat digunakan sebagai sarana komunikasi antarsesama dosen ataupun dengan sesama mahasiswa. Jika misalnya dosen tidak mampu hadir di dalam kelas untuk memberikan kuliah, maka dengan adanya teknologi ini membuat mahasiswa semakin terbantu, sebab dosen tidak harus hadir, ia bisa memberikan mata kuliahnya di suatu tempat dengan waktu secara real time.

Selain itu pemanfaatan teknologi ini digunakan di dunia kerja, misalnya ketika diadakan sebuah rapat penting, sedangkan pimpinan perusahaan sedang berada di luar negeri, ia bisa ikut serta di dalam rapat dan bisa ikut memberikan arahan yang penting bagi bawahannya.

Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk perkantoran membuka era otomatisasi perkantoran (Office Automation / OA).

Secara tidak terduga, jaringan internet yang tadinya hanya diperuntukkan bagi lembaga-lembaga penelitian semacam perguruan tinggi ternyata berkembang dan meluas penggunaannya di kalangan bisnis dan masyarakat. Akibatnya adalah terhubungkannya beratus-ratus juta manusia (dan terus bertambah) ke dalam sebuah arena jaringan yang sering dinamakan sebagai dunia maya (virtual world) tersebut.

Dikatakan sebagai dunia maya karena arena ini tidak dapat dijamah atau diraih secara fisik karena terbentuk dari koneksi hubungan digital antar berbagai teknologi informasi (komputer dan telekomuniasi). Disamping itu, dunia maya tidak memiliki batas-batas geografis (borderless) seperti halnya planet bumi yang terbagi atas beberapa negara.

Telekonferensi dalam Perusahaan

Fenomena eBusiness tidak dapat disangkal telah menjadi trend yang mewarnai aktivitas bisnis di negara-negara maju maupun berkembang. Konsep baru yang berkembang karena kemajuan teknologi informasi dan berbagai paradigma bisnis baru ini dianggap sebagai kunci sukses perusahaan-perusahaan di era informasi dan di masa-masa mendatang. Secara ringkas, Mohan Sawhney mendefinisikan eBusiness sebagai:“The use of electronic networks and associated technologies to enable, improve, enhance, transform, or invent a business process or business system to create superior value for current or potential customers”.

Secara prinsip definisi tersebut jelas memperlihatkan bagaimana teknologi elektronik dan digital berfungsi sebagai medium tercapainya proses dan sistem bisnis (pertukaran barang atau jasa) yang jauh lebih baik dibandingkan dengan cara-cara konvensional, terutama dilihat dari manfaat yang dapat dirasakan oleh mereka yang berkepentingan (stakeholders).

Seperti halnya pepatah yang mengatakan “banyak jalan menuju Roma”, eBusiness merupakan salah satu jalan yang dimaksud untuk menuju kepada “the creation of wealth” bagi sebuah perusahaan (harap diperhatikan bahwa eBusiness bukanlah merupakan tujuan, atau “Roma” yang dimaksud dalam pepatah terkait). Dengan kata lain, cakupan atau spektrum eBusiness dapat sangat luas wilayahnya tergantung dari masing-masing orang melihat definisi dari kata “bisnis” itu sendiri. Untuk dapat menangkap dimensi ruang lingkup pengertian eBusiness, cara yang kerap dipakai adalah dengan menggunakan prinsip 4W yang dikemukakan oleh Mohan Sawhney et.al., antara lain, yaitu: (What, Who, Where, dan Why).

· Dimensi WHAT

Banyak orang mempertukarkan istilah eBusiness dengan eCommerce. Secara prinsip, pengertian eBusiness jauh lebih luas dibandingkan dengan eCommerce, bahkan secara filosofis, eCommerce merupakan bagian dari eBusiness. Jika eCommerce hanya memfokuskan diri pada aktivitas atau mekanisme transaksi yang dilakukan secara elektronik/digital, eBusiness memiliki wilayah yang jauh lebih luas, termasuk di dalamnya aktivitas relasi antara dua perusahaan, interaksi antara perusahaan dengan pelanggannya, kolaborasi antara perusahaan dengan para mitra bisnisnya, pertukaran informasi antara perusahaan dengan para pesaing usahanya, dan lain sebagainya.

Adanya internet telah memungkinkan perusahaan untuk menjalin komunikasi langsung maupun tidak langsung dengan berjuta-juta bahkan bermilyar-milyar entity (pelanggan, mitra, pesaing, pemerintah, dsb.) yang ada di dunia maya; karena sifat komunikasi tersebut merupakan bagian dari sebuah sistem bisnis, maka dapat dimengerti luasnya pengertian dari eBusiness.

· Dimensi WHO

Siapa saja yang terlibat di dalam eBusiness? Seperti yang tersirat dalam definisinya, semua pihak yang melakukan interaksi dalam sebuah sistem bisnis atau serangkaian proses bisnis (business process) merupakan pihak-pihak yang berkepentingan dalam ruang lingkup eBusiness. Paling tidak ada tujuh (A sampai G) klasifikasi yang kerap dipergunakan dalam mengilustrasikan eBusiness, masing-masing: Agent, Business, Consumer, Device, Employee, Family, dan Government.

Contohnya adalah sebuah aplikasi tipe eCommerce B-to-C yang merupakan mekanisme hubungan perdagangan antara sebuah perusahaan dengan para pelanggannya (end consumersnya), atau tipe G-to-G yang menghubungkan dua buah negara untuk permasalahan eksport dan import; atau D-to-D yang menghubungkan antara dua peralatan canggih teknologi informasi seperti antara PDA dengan Handphone, atau B-to-F yang menghubungkan sebuah perusahaan penjual barang- barang kebutuhan rumah tangga dengan berbagai keluarga, dan lain sebagainya.

· Dimensi WHERE

Tidak sedikit masyarakat awam yang mempertanyakan dimana sebenarnya kegiatan bisnis dapat dilakukan dalam eBusiness. Jawabannya sangat singkat dan mudah, yaitu dimana saja, sejauh pihak yang berkepentingan memiliki fasilitas elektronik/digital sebagai kanal akses (access channel). Berbeda dengan bisnis konvensional dimana transaksi biasa dilakukan secara fisik di sekitar perusahaan yang bersangkutan, maka di dalam eBusiness, interaksi dapat dilakukan melalui berbagai kanal akses.

Di rumah, seorang Ibu dapat menggunakan telepon atau webTV untuk berkomunikasi dengan perusahaan penjual produk atau jasa, di kantor, seorang karyawan dapat menggunakan perlengkapan komputer atau fax, di mobil, seorang mahasiswa dapat menggunakan handphone atau PDA-nya, di lokasi keramaian seperti mall, toko-toko, atau pasar, masyarakat dapat memanfaatkan ATM, Warnet, atau Kios-Kios Telekomunikasi (Wartel) untuk melakukan hal yang sama. Dengan kata lain, istilah dimana saja untuk melakukan hubungan dengan siapa saja bukanlah sekedar semboyan yang muluk, tetapi telah menjadi kenyataan di dalam implementasi eBusiness.

· Dimensi WHY

Pertanyaan terakhir yang kerap menghantui para pelaku bisnis tradisional adalah mengapa para praktisi bisnis di seluruh dunia sepakat untuk mengimplementasikan eBusiness sesegera mungkin sebagai model bisnis di masa mendatang. Penerapan konsep eBusiness secara efektif tidak saja menguntungkan perusahaan karena banyaknya komponen biaya tinggi yang dapat dihemat (cost cutting), tetapi justru memberikan kesempatan perusahaan untuk meningkatkan level pendapatannya (revenue generation) secara langsung maupun tidak langsung.

Dengan mengimplementasikan eBusiness, perusahaan dapat melihat berbagai peluang dan celah bisnis baru yang selama ini belum pernah ditawarkan kepada masyarakat. Disamping itu, terbukti telah banyak perusahaan yang melakukan transformasi bisnis (perubahan bisnis inti) setelah melihat besarnya peluang bisnis baru di dalam menerapkan konsep eBusiness. Yang tidak kalah menariknya adalah, bahwa dengan menerapkan konsep jaringan (internetworking), sebuah perusahaan berskala kecil dan menengah dapat dengan mudah bekerja sama dengan perusahaan raksasa untuk menawarkan berbagai produk dan jasa kepada pelanggan. Dan tidak jarang pula teradapat sebuah perusahaan berskala kecil (dilihat dari jumlah karyawannya) yang pendapatannya dapat melebihi perusahaan menengah maupun besar karena strategi efektif mereka dalam menerapkan eBusiness.

E-Business dan knowledge management

Knowledge Management (pengelolaan pengetahuan) adalah bagaimana manusia dapat mengumpulkan aset pengetahuan (knowledge asset) dan menggunakannya untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Sementara menurut pakar internet Dr. Onno W. Purbo filosofi mendasar knowledge management adalah knowledge is power, share it and it will multiply. Melalui cara berpikir semacam ini diyakini bahwa Internet akan berperan besar dalam membuat masyarakat menjadi pintar. Hal inilah yang merupakan dasar bagi timbulnya masyarakat berbasis pengetahuan (knowledge-based society).

Dalam pengelolaan pengetahuan, dikenal istilah explicit knowledge yaitu hasil pengetahuan yang telah berwujud misalnya skripsi, tugas akhir, laporan penelitian, buku dan semacamnya, serta tacit knowledge berupa pengetahuan yang masih tersimpan dalam kepala pemiliknya. Internet merupakan platform yang amat menunjang pertukaran tacit knowledge, sedangkan manajemen explicit knowledge akan ditunjang oleh pengembangan digital library dengan konsekuensi bahwa proteksi pengetahuan seperti hak atas kekayaan intektual (HAKI), hak cipta dan paten menjadi tidak relevan dalam pertukaran informasi yang cepat.

Dengan adanya kemudahan berkomunikasi dengan menggunakan teknologi multimedia, teleconference/ video conference, memungkinkan adanya proses belajar mengajar jarak jauh melalui internet atau dikenal dengan istilah Cyber Education/ Virtual University. Sehingga mahasiswa dapat kuliah dimana saja dan kapan saja.

Melalui konsep di atas muncullah istilah cyber economic yang mengacu pada optimal combination of existance and dynamic of real and virtual economic yang menisbikan dimensi ruang dan waktu, sehingga akan memperbesar cakupan (coverage) dan memberikan kesempatan luas bagi berkembangnya peluang-peluang di bidang ekonomi yang selama ini tidak atau bahkan mustahil ditemukan di conventional economic.

Menurut sebuah badan riset (Gartner Research 1999) yang telah melayangkan email ke 38 perusahaan financial services yang sering menerima dan memberikan informasi melalui email diperoleh data-data sebagai berikut:

2 % tidak memberikan respon asli dari orang, tapi hanya sebuah email otomatis

50% email tersebut mengucapkan terima kasih

Rata-rata respon perusahaan terhadap inquiry yang free of charge ialah 3 hari

Rata-rata respon terhadap inquiry yang formal ialah 5 hari

25 % tidak pernah memberikan respon

Seperti data di atas terlihat bahwa memang masih ada perusahaan yang menyajikan web yang sangat menarik, namun belum menetapkan atau tepatnya mengetahui apa harapan pelanggan di suatu masyarakat khususnya negeri Indonesia yang mungkin memiliki kultur tertentu. Suatu kultur yang senang mencoba hal baru, dan terjebak dengan banyaknya promosi dari hal-hal baru tersebut.

Yang paling tidak disadari adalah, email dapat ditransfer ke orang atau person yang berhak jauh lebih efektif daripada sebuah sambungan telepon konvensional. Apakah mungkin menerapkan CTI application hingga ke meja manager HRD apabila terjadi pertanyaan dari evaluator kartu kredit terhadap calon pelanggan yang berasal dari perusahaan tersebut. Dengan email, dapat disampaikan dan apabila media kapasitas messaging sangat besar, maka email ini dijamin akan datang dan kemungkinan dibaca sekitar 70%. Secara internal di kantor pun seorang staff dapat mencari alamat email managernya dengan address book atau Global Address List (Microsoft).

Sebuah perusahaan akan dianggap bagus apabila mampu menghandle 90% dalam 2 jam bekerja. Angka tersebut merupakan angka maximum dari suatu penilaian good quality service.

Layanan internet dan mobile di industri perbankan

Industri perbankan, secara alami adalah bisnis yang sangat kompetitif dan dibangun atas dasar kepercayaan nasabah. Ditengah lingkungan bisnis yang dinamis, tantangan dunia perbankan sangat jelas, yaitu bagaimana layanan bank tetap menguntungkan. Bagaimana meningkatkan kapasitas sumber daya agar mencapai pertumbuhan yang lebih baik. Penerapan ICT (Information and Communication Technology) di perbankan sudah tentu bukan untuk efisiensi pengurangan SDM, apalagi di negeri kita yang sedang butuh lapangan pekerjaan. Tetapi, teknologi justru diperlukan untuk meningkatkan produktivitas per SDM melalui pengembangan bisnis.

Secara umum, terdapat dua aspek dimana ICT berdampak besar terhadap pola bisnis suatu usaha, yaitu aspek Reach (jangkauan) and Richness (kaya manfaat). Pada fase awal, e-Business berdampak penghilangan perantara (disintermediation). Pada proses disintermediation, perluasan bisnis (Reach) berbanding terbalik dengan Richness. Misalnya, layanan perbankan umumnya sederhana (Low Richness) yaitu hanya mencakup waktu dan nilai uang, sehingga penggunaan e-Business pada layanan perbankan bisa menjangkau penetrasi layanan yang luas, ATM tersebar di mana-mana (High Reach).

e-Business dengan didukung teknologi internet dan mobile mampu mengubah kedua faktor menjadi sejalan. Fenomena ini disebut dengan dekonstruksi (deconstruction). Misalnya, Toko Buku amazon.com dengan membuka layanan di internet mampu menjangkau pelanggan yang luas (High Reach), dan kaya ragam tawaran (High Richness) yaitu buku, elektronik, CD, dan lain sebagainya.

Demikian pula dengan layanan perbankan, melalui teknologi internet dan mobile saat ini layanan perbankan sudah bergerak menjadi e-Commerce yang kaya ragam tawaran. Misalnya memadukan layanan bank dan pembayaran (pajak, kartu kredit, tagihan, isi ulang, dll) melalui terminal PC, PDA, atau perangkat mobile nasabah. Inovasi bisnis berbasis ICT melalui teknologi internet dan mobile memberi kemungkinan ekspansi dan produktivitas bisnis perbankan (reduksi biaya per transaksi) dapat berjalan seiring.

Beberapa contoh meluasnya penerapan internet diperbankan misalnya: ABN AMRO mengintegrasikan e-Business melalui sistem hub arus pembayaran di Internet mendukung perdagangan global lintas ekonomi. HSBC Membangun kepercayaan jasa dan transaksi keuangan on-line melalui internet; Bank of America, membangun strategi portal untuk broker jasa perbankan. Di tanah air, BCA memiliki layanan click and mobile melalui KlikBCA dan M-BCA.

Dengan meluasnya penggunaan Internet dan perangkat komunikasi mobile di masyarakat, membuat distribusi biaya transaksi sebagian berpindah ke pelanggan atau nasabah. Pada era brick and mortar, biaya transaksi sepenuhya diinvestasikan oleh Bank meliputi mesin Teller dan ATM. Pada era click and mortar, layanan perbankan memanfaatkan penyebaran PC yang telah tersedia di nasabah. Sedang pada era click and mobile semakin banyak terminal adalah perangkat nasabah, disamping terminal ATM yang telah ada.

Dengan demikian, biaya per transaksi di sisi bank akan terus menurun, karena sebagian biayanya didistribusikan ke nasabah. Jumlah pelanggan selular, posisi Juni 2003, sebesar lebih kurang 15 juta, dan telepon sebesar 7.5 juta, secara potensial dapat mendistribusikan layanan bank. Speed, Flexibility, dan Simplicity.

Apapun inisiatif bisnis tanpa melibatkan teknologi adalah ilusi, namun ICT berkembang cepat diawali dengan ‘hype’, gelombang cepat ‘hype’ dihindari dengan merangkul teknologi hanya pada tahap adanya kecerahan dan maturitas pasar. Oleh karena itu, di Industri perbankan, proyek TI tidak akan habis sampai kapanpun, karena life cycle teknologi yang cepat dan pelanggan semakin canggih dan melek teknologi.

Teknologi IP (internet protocol) dengan atribut terbuka, mudah, murah membawa konvergensi dari kompetensi ICT, sehingga pengembangan software bisa dilakukan oleh kelompok-kelompok pengembangan in-house maupun outsourcing sejauh sesuai dengan master plan dari Strategi TI-nya. Indikator yang menarik adalah pada era 90-an, Menurut Standish Group Research, secara umum hanya 25% proyek yang selesai sesuai waktu, anggaran, dan fitur yang dikehendaki. Pada era konvergensi saat ini, 75% proyek TI berjalan baik. Isunya hanya tinggal proyek sesuai skedul atau tidak.

Meskipun tingkat pertumbuhannya moderat (10-20%) tahun 2001-2002, dunia perbankan dan keuangan yang paling hati-hati dalam menerapkan inisiatif e-Commerce, telah mulai meningkat keyakinannya dalam menerapkan jasa keuangan melalui internet dan mobilility. Penerapan Internet di perbankan berjalan dalam fase-fase. Fase paling awal adalah sosialisasi untuk membangun e-culture yang basisnya dimulai dari jaringan korporat (intranet), karena kita tidak bisa melompat langsung ke internet sebelum sistem internal siap untuk menopangnya.

Setelah membangun e-culture, bank akan siap untuk mengkapitalisasi kapabilitasnya ke dalam cara-cara baru untuk menggelar layanan kepada nasabah dan mitra usaha. Baru kemudian pada tahap akhir, masuk ke fase transformasi ekosistem finansial. Pada tahap ini akan terjadi efek berganda dari jaringan internet, mobile, dan komunitas finansial, baik vertikal maupun horisontal. Fase ini akan mengambil manfaat dari teknologi yang memberi keluwesan untuk bisa melayani nasabah dengan cara yang lebih baik dengan biaya yang lebih murah.